Blog / Piyasa Gözetim Ve Denetiminde Planlama
Piyasa Gözetim Ve Denetiminde Planlama
Serdar ATAYETER / Şube Müdürü (Sanayi Ürünleri Güvenliği ve Denetimi Genel Müdürlüğü)
Piyasa gözetimi ve denetimi yapan kurumlar piyasa gözetimini organize etmek ve icra etmek için önemli miktarda kaynak sarf etmektedirler. Bu kaynakların etkin ve verimli harcanması önemlidir. Bu yüzden, dikkatli planlama, uygun önceliklerin düzenlenmesi ve planlanan faaliyetlerin kontrolü piyasa gözetim ve denetiminin önemli bir kısmını teşkil eder. Piyasa gözetim ve denetim faaliyetleri denetimler, numune alma, laboratuvar testleri, sonuçların değerlendirilmesi, yasal takip, projeler konusunda iletişim gibi bir dizi süreçler zincirini kapsar. Bu süreçler önemli bir hazırlık gerektirir ve mercek altındaki ürünler veya firmalara bağlı olarak iyi tanımlanmış proje yapma ihtiyacını doğurur. Bu süreçlerin çoğunun zamana bağlı olması ve alt süreçlerin sorunsuz olarak bağdaştırılması ihtiyacı piyasa gözetim ve denetim kuruluşlarını proje odaklı çalışmaya mecbur etmektedir.
Şekil 1. Planlama Döngüsü
Halen ülkemizde piyasa gözetim ve denetim faaliyeti yapan bir çok kurum planlamalarını; planlama döngüsünün olmazsa olmazları piyasa gözetim organizasyonunun uzun vadedeki gelişmelere ve değişimlere reaksiyon gösterme ve uyum sağlama tarzını kapsayan uzun vadeli plan ve yıllık planı detaylandıran proje planları olmadan yapmaktadırlar. Bu durum piyasa gözetim ve denetimi yapan kurumlarda yürütülen faaliyetlerdeki verimliliği ve etkinliği büyük oranda olumsuz olarak etkilemektedir.
Piyasa gözetim ve denetim kurumlarının sürekli değişen bir ortamda; vizyonunu muhafaza etmesi ve muhtemel gelişmelerle başa çıkabilmek için yeni durumlara uyum sağlayabilmesi önemli bir gerekliliktir. Piyasa gözetim ve denetim kuruluşları faaliyetlerini yürütebilmek için iyi eğitilmiş personel ve mevcut işe uygun IT sistemleri ve laboratuvar alt yapısıyla donatılmalıdırlar. Fiziki alt yapı kurma ihtiyacı ve personelin yeniden eğitilmesi zorunluluğundan dolayı kısa sürede organizasyonun yeniden yapılandırılması zordur. Her ikisi de zaman ve para gerektirir.
Bu yüzden piyasa gözetim ve denetim kuruluşları dahili ve harici gelişmeleri incelemeli ve çok önceden uzun vade için lüzumlu adaptasyonları uzun vadeli bir planda tanımlamalıdır.
Uzun vadeli program netice olarak uzunca bir dönem için piyasa gözetim ve denetim kuruluşunun projelendirilen gelişmelerini anlatır ve beklenen yeni koşullara, ortamlara ve önceliklere uyum sağlayacak ve yönelecek organizasyonun istikametini belirler. Tipik olarak böyle programlar oldukça soyuttur ve kaynakların tahsisinde büyük kaymalar dahil organizasyondaki önemli değişikliklere odaklanır. Bu program somut hedefleri düzenler fakat bu hedeflere nasıl ulaşılacağını tarif etmez.
Zaman çerçevesi değişkendir. Yaygın periyot 3 ve 5 yıldır. 5 yılı aşan periyotlar için değerlendirmeler belirsiz iken 3 yıldan daha az bir periyot organizasyona çeki düzen vermek için oldukça kısa bir süredir. Yıllık olarak programı gözden geçirmek ve yeni gelişmeler gerektirirse düzeltmeler yapmak iyi uygulamadır.
Uzun vadeli programda hitap edilecek konular tipik olarak aşağıdakileri kapsar;
• Politik gelişmeler
Değişen politik öncelikler piyasa gözetim otoritelerini adaptasyona zorlayabilir. Birden fazla gözetim otoritesinin denetim ve uygunluk kontrollerinin firmalara oluşturduğu maliyeti ve yönetsel yükleri azaltmak için gelişen politik amaç güncel bir örnek oluşturmaktadır. Bazı üye ülkelerde henüz yeni başlatılan diğer trendler, yaptırım yerine uygunluk yardımı ve piyasa gözetiminin gereklere uyan firmalar yerine uymayanlara yöneltilmesini vurgulayan politikaları kapsamaktadır. Bir çok üye ülkede diğer bir inisiyatif kaynak ve hizmetlerin yeniden yapılandırılmasıdır. Bütün bu gelişmeler, piyasa gözetim otoritelerinin çalışma metotları, ulaşılabilir kaynakları ve eğitim gereklilikleri konularında çok önemli sonuçlara neden olabilir.
• Dahili gelişmeler
Piyasa gözetim ve denetim kuruluşu içinde piyasa gözetiminde perspektif ve vizyonun değişmesi uzun vadeli programın revize edilmesi sonucunu doğurabilir. Bu dahili gelişmelere örnek olarak çıktı yöneten bir organizasyondan, girdi yöneten bir organizasyona veya ürün tabanlı bir yaklaşımdan sistem tabanlı bir yaklaşıma rotasyonlar verilebilir. Böyle uzun vadeli gelişmeler vizyonla ilgilidir ve bir vizyon dokümanında hitap edilir. Keza önceliklerde radikal değişiklikler uzun dönem planlama gerektirebilir. Çünkü bu değişiklikler laboratuvarların organizasyonunun yeniden yapılmasını ve personelin eğitilmesini gerektirebilir.
• Ortamın değişmesi
Piyasa gözetim faaliyetlerinin içinde bulunduğu ortam sürekli olarak değişir ve proaktif piyasa gözetimi bu değişikliklere adapte olur. Büyük ihtimalle bilgi alt yapısında ve önceliklerde uzun vade adaptasyonları gerektiren eğilim örnekleri şunları kapsar: -Demografik değişiklikler: Hem Batı Avrupa nüfusunun yaşlanması ve göç nedeniyle demografik değişiklikler hem de bu konu ile meşgul olacak personel temini piyasa gözetimi önceliklerini etkileyebilir.
-Global gelişmeler: İklim değişikliği gibi ve onun tüketici üzerindeki etkileri
• Yeni ortaya çıkan güvenlik sorunları
Bu gelişmeler; pazarlamada akıllı aletler diye bilinen ve internet üzerinden kumanda edilen ev aletlerini ve henüz tanımlanmamış riskleri barındırabilecek nano teknolojiyi kapsamaktadır.
Kısa vadeli programda (yıllık program) genellikle kaynaklar bağıl olarak kısa dönemler için tahsis edilir. Piyasa gözetim ve denetim kuruluşunun bağlı olduğu Bakanlığın hesapları ile senkronize olması için, temel olarak pratik nedenlerden kısa vadeli programlar genellikle bir yılı kapsar.
Kısa Vadeli (yıllık) programın temel amacı farklı piyasa gözetim faaliyetlerine kaynakları tahsis etmektir. Kısa vadeli program takip periyodunda hangi alanlara öncelik verileceğini ve hangi ürün kategorilerinin piyasa gözetimine tabi olacağını belirler.
Kısa vadeli program somut faaliyetleri tanımlar ve bu faaliyetlere kaynakları bağlar. Planlamanın amacı uzun vadeli program ile paralelliği muhafaza ederken kaynaklardan elde edilen sonucu optimize etmektir. Gerektiğinde personel yönetimi, IT yönetimi, bütçe, eğitim vb. gibi organizasyon konularına da hitap edebilir. Kısa vadeli program hazırlama bir yönetim görevidir.
Mevcut kaynakların aynı anda piyasanın tamamını ve tüm ürünleri kapsayamamasından dolayı piyasa gözetim ve denetim kuruluşları maksimum verimi elde etmek için kaynaklarını nereye tahsis etmeleri konusunda seçim yapmalıdır. Bu yüzden planlama prosesinin bir bölümü öncelik alanlarının belirlenmesi ve onlara harcanacak payın ayrılmasıyla ilgilidir.
Yıllık planda önceliklerin belirlenmesinde; kaza raporları ve kaza istatistikleri, tüketiciler, tüketici dernekleri veya medya kaynaklı raporlar, üreticiler, ithalatçılar veya perakendecilerden gelen raporlar, veri tabanlı veri sistemleri, daha önce yapılan piyasa gözetim faaliyetlerinden elde edilen bilgiler kullanılarak karar verme araçlarından (Gurup Karar Destek Sistemleri, Çalıştaylar, Çok Kriterli Analizler gibi) istifade edilmelidir.
Önceliklendirme prosesi tam geliştirilmiş proje planlarında neticelenmez. Kısa vadeli programda belirlenmiş genel önceliklerin yürütülmeye hazır projelere dönüştürülmesi için ikinci bir adıma ihtiyaç vardır.
Şekil 2. Kısa Vadeli Plan- Proje Planları İlişkisi
Ülkemizde geçmiş yıllarda, yıllık planlar; denetimi kurgulayan proje planları ile detaylandırılmadığı için;
Bir numune alma planı olmamasından dolayı numunelerin nereden alınacağı, hangi markalardan/modellerden alınacağı, hangi ürünlerden alınacağı belirsizdir.
Ürün için hangi mevzuatın aranacağı, hangi testlerin yapılacağı (PGD testi ile uygunluk değerlendirmesi aynı şey değildir ve PGD testlerinde güvenlik gerekleri ön plana alınmalıdır) denetçinin bilgi, beceri ve inisiyatifine bırakılmıştır.
Ürüne yönelik bir eğitim planlanmamaktadır. Çoğunlukla ürüne dair bir kontrol listesi yoktur.
Önceden hazırlanmış müşterek bir risk değerlendirmesi yoktur. Oransallık ve tutarlılık problemleri doğabilmektedir.
Çok ince detaylar planlanmadığından ve kilometre taşları oluşturulmadığından faaliyetlerin izlenebilirliği ve ölçülebilirliği oldukça düşük seviyededir.
Bütünsel bir planlama çerçevesinde, Uzun Vadeli Plan ve Yıllık Plan altında, ince detayların kurgulandığı, alt süreçlerin bağdaştırıldığı, sürecin izlenmesine ve ölçülmesine imkan veren bir çalışma yönteminin benimsenmesi PGD faaliyetlerinin etkinliğini ve verimliliğini artıracaktır.
Genel olarak bir Proje Planı projenin tanımı, projenin organizasyonu, insan kaynakları, finansal konular, risk değerlendirme prensipleri, ürün denetiminin kurgulanması, test laboratuvarları, iletişim stratejisi, dahili iletişim, proje planı onayı gibi başlıkları içerebilir. Çok az sayıda insanın ilgili olduğu çok küçük projelerde bu başlıklardan bazıları göz ardı edilebilir.
Projenin tanımı başlığı altında; amaç, kapsam, görev tanımı ve hedefler gibi projenin kısaca arka planı izah edilebilir.
Projenin organizasyonu başlığı altında; proje ile ilgili insanların görev ve sorumlulukları açıkça tanımlanmalıdır. Keza projenin ilerlemelerinin nasıl ve ne zaman raporlanacağı hakkında bir zaman çerçevesi de ortaya koymalıdır. Bu başlık geliştirilirken; kadro (Sayı ve yeterlilikler), görevler, sorumluluklar ve tahsisat (ilgili personel için), zaman çizelgesi ve kilometre taşları, raporlama prosedürleri (içeriği ve raporlama zaman çizelgesi) göz önünde bulundurulmalıdır. Özellikle sezonluk ürünlerin imalatının ve ithalatının fiili satış sezonundan çok önce başladığının ve denetimlerin daha erken yapılması gerektiğinin idrakinde olmak gerekmektedir. Faaliyetlerin zaman çizelgesi bu hususu hesaba almalıdır.
İnsan kaynakları başlığı altında; piyasa gözetim projeleri ve aktivitelerinin başarılı olması için, gerekli yeterlilikleri ve ihtiyaç olan insan kaynaklarını belirlemek büyük önem arz eder. İhtiyaç olan yeterlilikler projenin özelliklerine, ürün tiplerine, ürün gruplarına, ilgili paydaşlara ve istenen bilgi-iletişime bağlıdır. Lüzumlu gereklilikler ilk etapta planlamanın bir parçası olarak izah edilmek zorundadır. Kompleks projelerde farklı becerilere sahip kişilerin bir gurup halinde çalışması doğaldır. Tüm projelerde paydaşlarla resmi ilişkileri yürütmek için hukuki konularda uzman bulundurulması tavsiye edilir. Proje için ihtiyaç olan kaynaklar proje başlamadan önce tespit ve temin edilmelidir. Proje ile ilgili kişilerin kendilerini projeye adamaları ve liderlerinden gereken desteği almaları hayati önem taşımaktadır. Proje Planı projeye tahsis edilecek kaynak miktarını ve ilgili personeli kapsamalıdır.
Finansal konular başlığı altında; planlamanın bir parçası olarak harici maliyetler ve gün-adam sayısına dağılımı yapılmış bütçe ayrıntılı olarak listelenebilir. Bütçedeki önemli başlıklar: personel maliyeti, seyahat giderleri, test giderleri, bilgi toplama giderleri, sonuçların analiz giderleri vs olabilir.
Risk değerlendirme prensipleri başlığı altında; genel olarak proje tarafından hangi risklere hitap edileceğini ve her ürünün riskinin nasıl değerlendirileceğini açıklanmalıdır. Doküman uygulanacak temel risk değerlendirme tekniklerini belirlemelidir. Ürüne dair bir harmonize standart varsa standardın hangi gerekliliklerinin aranacağına karar verilmeli ve Proje Planında belirtilmelidir. Eğer harmonize bir standart yoksa hangi parametrelerin test edileceği, hangi test metotlarının kullanılacağı, hangi gerekliliklerin uygunluk için aranacağını ve uygunsuzluk durumunda hangi risklerin doğacağını doküman izah etmelidir.
Ürün denetiminin kurgulanması başlığı altında; projenin detay seviyesinin kaynak talebini artıracağı dikkate alınmalıdır. Numune ürünler ithalatçılar/imalatçılar veya mağazalardan mı alınmalı?, hangi firmalar denetlenmelidir?, hangi ürünlerden numune alınmalıdır?, ürünler fiziksel olarak test edilmeli mi veya incelemeler doküman kontrolü ile sınırlanmalı mı?, ürünlerden rastgele mi yoksa yerinde bir ön incelemeden sonra mı numune alınacak?, tüketici, üretici/ithalatçı şikayetleri nasıl cevaplanacak?, yerinde test yapılacak mı?, soruları cevaplanmalı numune alma planı, laboratuvar planı, kontrol listesi hazırlanmalı ve müdahale planlanları (hangi uygunsuzluğa hangi yaptırımın uygulanacağını belirleyen risk yönetim planları) geliştirilmelidir.
İletişim Stratejisi başlığı altında; proje esnasında ve sonrasında planlanan iletişimi ve bilgi alışverişi ele alınmalı ve bu paydaşlarla iletişimi ( tüketici dernekleri, iş dernekleri, genel kamu) , sonuçların yayımlanmasını da kapsamalıdır. İletişim; farkındalık kampanyaları, internet üzerinden bilgi verme, proje öncesi ve sonrası tüketici dernekleri ile iletişim, medya yolu ile bilgilendirme, paydaşlarla toplantılar veya konferanslar, doğrudan posta ile sağlanabilir. İletişimin hangi yollarla sağlanacağı proje planında belirtilmelidir.
Dahili iletişim: Proje planına son şeklini vermeden önce, projeye katılım sağlayan personelle projenin tasarımını tartışmak uygun olur. Projenin tasarımına bağlı olarak tartışmaya alan denetçileri, laboratuvarlar ve iletişim departmanı dahil edilmelidir. Bazı durumlarda keza yasal takip işinde görevli departmanın ve hukuk departmanın bu işe dahil edilmesinde fayda vardır. Bu işlemle proje tüm taraflara göre akort edilir.
Proje Planı onayı: Proje planı resmen onaylanmalıdır. Resmi onay proje ekibinin yönetim tarafından desteklendiği anlamına gelir ve projenin yürütülmesini kolaylaştırır. Normal olarak bir plan piyasa gözetim ve denetim departmanı tarafından hazırlanır; sonra yorum ve tavsiyeleri alınmak üzere bir piyasa gözetim danışma komitesine sunulur. Daha sonra plan komiteden gelen tepkilere göre düzenlenir ve final onay için üst yönetime sunulur.
* Metin hazırlanırken Prosafe’in Best Practise Techniques in Market Surveillance dokümanından istifade edilmiştir.
