Blog / Kamuda Bireysel Performans Yönetim Sistemi
Kamuda Bireysel Performans Yönetim Sistemi
Nehir AKŞİRİN BORLUK / Sanayi ve Teknoloji Uzmanı (Verimlilik Genel Müdürlüğü)
Verimlilik kavramı tüm kaynaklardan en etkili faydayı elde etmekle ve bunlardan en yüksek katma değeri kazanmakla ilgilidir.1 Bu bağlamda, en önemli üretim faktörü olan insan kaynağının verimliliğinin artırılması, örgüt performansının artışında belirleyici bir unsur olmaktadır. Motivasyon, eğitim, ücret, ödüllendirme gibi insan kaynağının verimliliğini etkileyen birçok faktör bulunmaktadır. Doğru bir şekilde tasarımlandığı ve uygulandığı takdirde Performans Yönetim Sistemi’nin (PYS) de insan kaynağının verimliliğini artıran önemli bir faktör olduğu söylenebilir.
Performans yönetimi, örgüt hedeflerinin başarılması için birey ve takım performanslarının geliştirilmesine yönelik sistematik bir yaklaşımdır.2 Literatür incelendiğinde birçok kaynakta “performans değerlendirme” ile “performans yönetimi” kavramlarının eş anlamlı olarak kullanıldığı görülmektedir. Performans değerlendirme, bir diğer ifadeyle çalışanların performansına not verme çalışması PYS’nin sadece bir aşamasıdır. PYS ise çalışanların performanslarının planlanması, izlenmesi ve rehberlik edilmesi, değerlendirilmesi ve geliştirilmesi üzerine odaklanan bütünleşik bir süreçtir. Bu süreçten sadece performans değerlendirmeyi seçerek diğer süreçleri göz ardı etmek çalışan verimliliğini artırmayacağı gibi olumsuz etkilere de neden olacaktır. Çalışan güçlü ve zayıf yönlerini bilemeyecek, eksikliklerini gidermek için kendini geliştiremeyecek ve sonunda da performans değerlendirmeyi bir cezalandırma aracı olarak algılayacaktır.
PYS özellikle 1980’den sonra “toplam kalite yönetimi” ile yaygınlaşan ve organizasyonlar tarafından kullanılmaya başlanan bir sistemdir. Toplam kalite yönetim sisteminin benimsenmesiyle çalışan memnuniyeti, motivasyonu ve ödüllendirilmesi, performans değerlendirme ve ölçme yöntemlerinin kullanılması gibi PYS unsurları önem kazanmıştır.
Değişimin en güçlü araçları olarak görülen performans yönetim sistemleri, ülkemizde ilk olarak 1986 yılında, kamu kesiminde, örgüt kültürüne ve kurumsal özelliğe değişim getirmek amacıyla, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun öngördüğü “Sicil Sistemi” adı altında uygulanmaya başlanmıştır. 2011 yılında kabul edilen 6111 Sayılı Kanun’la “Başarı, Üstün Başarı Değerlendirmesi ve Ödül” maddesi yeniden düzenlenmiş ve “kamu kurum ve kuruluşları yürütmekte oldukları hizmetlerin özelliklerini göz önünde bulundurarak memurlarının başarı, verimlilik ve gayretlerini ölçmek üzere, Devlet Personel Başkanlığı’nın uygun görüşü alınmak kaydıyla, değerlendirme ölçütleri belirleyebilir” maddesi eklenmiştir. Ayrıca, kanunda başarılı performans gösteren devlet memurlarının ödüllendirilmesine ilişkin maddelere de yer verilmiştir. Kanunda yapılan söz konusu değişiklikle kamuda sicil sisteminin kaldırılarak objektif kriterlere dayalı PYS’ye geçilmeye başlanacağı söylenebilir.
Ülkemizde performans değerlendirme çalışmaları, özel sektör işletmeleri tarafından, 1970´li yıllarda kullanılmaya başlanmıştır. Günümüzde, işletmelerin çalışanlarının performanslarını geliştirmek için kullandığı uygulamalar incelendiğinde, birçok kurumsal örgütün artık performans değerlendirme yaklaşımından etkin PYS yaklaşımına geçtiği gözlenmektedir.
Uygulama Örneği
Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’nda, çalışanların performanslarını artırmak ve çalışanları Bakanlığın hedefleri doğrultusunda geliştirmek amacıyla Sanayi Genel Müdürlüğü (SGM) pilot birim olarak belirlenerek ‘Performans Yönetim Sistemi’ çalışmaları başlatılmıştır. Verimlilik Genel Müdürlüğü (VGM) uzmanları yönlendiriciliğinde gerçekleştirilen çalışmada SGM’nin hizmet birimlerinden oluşturulan bir proje ekibi de görev almıştır.
Performans Yönetim Sistemi Ön Çalışmaları
Bir kurumda PYS kurulmadan önce bazı ön çalışmaların gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bunlar;
Örgüt amaçlarının ve hedeflerinin tanımlanması
Örgüt amaç ve hedeflerine uygun organizasyonel yapının kurulması
Birim amaç ve hedeflerinin tanımlanması
Örgüt kültürünün incelenmesi
olarak sıralanabilir. Bu doğrultuda öncelikle, Bakanlığın misyon, vizyon ve değerleri stratejik amaçları ve bu doğrultuda hazırlanan 2013-2017 Stratejik Planı incelenmiştir. Daha sonra SGM’nin organizasyon yapısı incelenmiş ve mevcut organizasyon yapısı çerçevesinde mevcut iş unvanları bazında iş tanımları hazırlanmıştır. İş tanımlarında, işe ilişkin görev ve sorumluluklar, yetkiler, organizasyonel ilişkiler ve çalışma koşullarının yanı sıra, işi yapacak personelde aranması gereken genel ve özel nitelikler yazılı olarak tanımlanmıştır. Bakanlığın “2013-2017 Stratejik Planı”nda SGM’nin sorumluluğunda bulunan amaç, hedef ve eylemler tespit edilmiştir. Ayrıca, ön çalışmalar kapsamında, çalışanların etkili bir şekilde PYS’yi uygulayabilmelerini sağlayabilmek amacıyla örgüt kültürü de irdelenmiştir.
Performans Yönetim Sistemi Tasarımı
Bakanlık için en uygun PYS’nin kurulabilmesi için, pilot olarak belirlenen SGM’de gerçekleştirilen ön çalışmaların ardından, PYS’nin tasarımı çalışmalarına başlanmıştır.
Sistem tasarımında öne çıkan unsurlar aşağıda sıralanmaktadır.
Performans değerlendirme yöntemi
Değerlendirmede kullanılacak kriter ve standartlar
Performans değerlendirme formları
Değerlendirici veya değerlendiriciler
PYS tasarımının önemli aşamalarından biri, çalışan performansının ölçümünde kullanılacak performans kriterlerinin belirlenmesidir. Bakanlık çalışanlarına uygun kriterlerin seçilmesi, iyi bir PYS’nin kurulması için çok önemlidir. Kriterler ne kadar doğru seçilirse o kadar doğru ve güvenilir veriler elde edilir. Bakanlık için tasarımlanan sistemde çalışanların “hedef” ve “yetkinlikler” aracılığıyla değerlendirilmesi öngörülmektedir. Hedef değerlendirmelerinin şube müdürlükleri düzeyinde tutularak birim performansının ölçülmesi planlanmaktadır. Bunun en temel nedeni, hizmet üreten kurumlarda bireysel hedefler yerine takım hedeflerinin belirlenmesinin daha doğru bir yaklaşım olmasıdır. Ayrıca, SGM tarafından yürütülen çalışmaların daha çok takım çalışmasına dayandığı da gerçekleştirilen görüşmeler ve gözlemler sonucunda belirlenmiştir. Hedeflerin belirlenebilmesi için öncelikle hedeflere ilişkin performans göstergelerinin oluşturulması gerekmektedir. Daha sonra oluşturulan her bir performans göstergesi için performans standardı ve hedefi belirlenmelidir. SGM şube müdürlükleri için de bu yol takip edilmiştir. Şube müdürlüklerinin performans göstergeleri ve hedefleri belirlenirken Bakanlığın “2013-2017 Stratejik Planı”nda SGM sorumluluğunda bulunan eylemler ve performans göstergeleri ile şube müdürlüklerinin fonksiyonları dikkate alınmıştır. Şube müdürlüklerinin performans göstergeleri ve hedefleri SGM organizasyon yapısındaki her bir şube müdürlüğü için ayrı ayrı oluşturulmuş ve sonuçta her çalışanın belirlenen hedeflere ulaşma derecesinden aynı biçimde etkilenmesi sağlanmıştır.
Sistemde, bireysel performansın ölçümünde, yetkinliklerin değerlendirilmesi planlanmaktadır. Yetkinlik, bir kişinin bir işte üstün performans gösterebilmesi için sahip olması gereken bilgi, beceri ve kişilik özellikleri bütünüdür. SGM’de çalışan personelin yetkinliklerini belirlemek ve çok kaynaklı değerlendirme yaklaşımının Bakanlık için uygunluğunu değerlendirmek amacıyla çalışan ve yöneticilerin katıldığı odak grup toplantıları düzenlenmiştir. Odak grup toplantılarında ortaya çıkan sonuçlar ile benzer kuruluşların uygulamaları değerlendirilmiş ve SGM’de çalışanların tümü için geçerli olan tek tip yetkinlik grubu yerine, farklı kategoriler (daire başkanı, şube müdürü, uzman-mühendis, destek personel) için hazırlanan yetkinlik gruplarının kullanılması yaklaşımı benimsenmiştir. Dört ayrı kategoride (daire başkanı, şube müdürü, uzman-mühendis grup, destek personel) yer alan yetkinlikler tanımlanmış ve her biri için davranışsal göstergeler belirlenmiştir. Yetkinliklerin davranışsal göstergelerinin tam anlamıyla oluşturulabilmesi açısından değişen sayıda gösterge tanımlamasına gidilmiştir.
SGM için tasarımlanan sistem çok kaynaklı değerlendirmeye dayalı olduğundan, çalışanların birbirlerini değerlendirmesine ve değerlendirme sonuçlarının toplulaştırılmasına yönelik olarak, iki form tasarımlanmıştır. Çalışanların birbirlerinin performansını değerlendirmesini sağlamak amacıyla “Performans Değerlendirme Formu” hazırlanmıştır. İkinci form ise, nihai değerlendirme belgesi olan “Performans Değerlendirme ve Geliştirme Sonuç Raporu”dur. “Performans Değerlendirme ve Geliştirme Sonuç Raporu”nda çalışanın güçlü yönlerinin ve gelişim alanlarının düzenlenmesi ve çalışanın bu doğrultuda yönlendirilmesi için “Performans Gelişim Planı” ile bir sonraki performans dönemine ilişkin gelişim hedef ve aktivitelerinin belirlenmesine yönelik bölümler de bulunmaktadır.
Bakanlık için tasarımlanan PYS çok kaynaklı değerlendirmeye dayalı olduğundan değerlendiriciler, çalışanın ilk yöneticisi, beraber çalıştığı iş arkadaşları ve kendisidir. Yöneticiler için ise değerlendiriciler, ilk yönetici, astları, aynı pozisyonda bulunan diğer yöneticiler ve kendisidir. Bununla amaçlanan, çalışanın performansını ölçerken farklı düzeylerdeki insanların görüşlerini almak ve değerlendirmelerin daha adil ve nesnel olmasını sağlamaktır.
Çalışan sayısının fazla olduğu kurumlarda çok kaynaklı değerlendirme yaklaşımının uygulanabilmesi ancak elektronik bir sistemin hayata geçirilmesiyle mümkün olabilecektir. Bu nedenle tasarımlanan PYS’nin elektronik kullanıma hazır hale getirilmesine yönelik çalışmalar devam etmektedir.
Performans Yönetim Sistemi Süreci
Ön çalışmalar tamamlandıktan ve PYS’nin tasarımı yapıldıktan sonra “Performansın Planlanması”, “Performansın İzlenmesi”, “Performansın Değerlendirilmesi” ve “Performansın Geliştirmesi”ni içeren uygulama sürecine geçilir.
Performans planlama, çalışanın değerlendirme dönemi boyunca kendinden neler beklendiği, nelere, hangi kriterlere göre değerlendirileceği konusunda bilgilendirildiği süreçtir. Her değerlendirme dönemi öncesinde, performans değerlendirme formları performans planları dikkate alınarak revize edilir. Performans yönetiminin en önemli amacı, çalışanın sürekli gelişimini sağlamak olduğundan sürecin, performansın izlenmesi ve rehberlik aşaması büyük önem arz etmektedir. Bu aşamada, yönetici ile çalışan zaman zaman bir araya gelerek, çalışanın değerlendirme döneminde hangi yetkinlikleri geliştirmesi gerektiği üzerine görüş alışverişinde bulunur. Yönetici, kendisinden beklenenleri ne kadar gerçekleştirdiğine ilişkin olarak çalışanı bilgilendirir ve daha iyi performans göstermesi için yönlendirir. PYS sürecinin en hassas aşaması olan performans değerlendirme aşamasında, çalışanların performans sonuçları belirlenir. Bir başka ifadeyle, çalışanların performans düzeylerinin ölçümü yapılır. Performans puanlarının verilmesinden sonra, yönetici ve çalışan bir araya gelerek geri bildirim görüşmesi gerçekleştirir. Bu görüşmede çalışana değerlendirme sonuçları aktarılır. Yönetici, standartlarla fiili performans arasındaki farkı ortaya koyar. Görüşmede çalışanın “Performans Gelişim Planı” hazırlanır. Planda çalışanın güçlü yönleri ve gelişim alanları açık bir şekilde tanımlanır. Daha sonra çalışanın geliştirilmesi gereken yönlerinden 3-4 alan seçilerek gelişim hedefi olarak tanımlanır. Tanımlanan gelişim hedeflerine ulaşmak için yapılması gereken aktiviteler belirlenir ve planlanır. Örneğin; çalışanın gelişim sağlamak için hangi eğitim programlarına katılacağı, hangi görevleri üstleneceği detaylı bir şekilde yazılır. PYS sürecinin son aşaması performans değerlendirme sonuçlarının kullanılmasıdır. Performans sonuçları, ödül, ücret artışı, terfi, uyarma, eğitim, kariyer planlama gibi personel kararlarında kullanılır.
PYS’nin sağlıklı bir şekilde uygulanabilmesinin ön koşulu üst yönetimin bu sistemin uygulanmasına destek vermesidir. Öte yandan, kurum çalışanlarının da, bu çalışmayı ek bir iş olarak algılamamaları tam tersine sorumluluklarının bir parçası olarak görmeleri gerekmektedir. Çalışanların sistemi sahiplenmesini ve etkili bir şekilde kullanmasını sağlamak için uygulamaya ilişkin sürekli bilgilendirmelerin yapılması, sistemle ilgili bilgilerin kulaktan kulağa değil; bizzat sistemi uygulayacak kişiler tarafından aktarılması gerekmektedir. Bu bağlamda, Bakanlık için tasarımlanan PYS’nin uygulama sürecine geçilmeden önce yönetici ve çalışanlara sisteme ilişkin eğitim ve uygulama programları hazırlanarak sisteme uyum sürecinin hızlandırılması planlanmaktadır.
Çalışan verimliliği üzerine odaklanan PYS, hiçbir zaman cezalandırma aracı olarak kullanılmamalıdır. Aksine, PYS performansla ilgili problemlerin nedenlerini ve çözüm yollarını belirlemeye ve çalışanın zayıf yönlerini yok etmesi, güçlü yönlerini daha da kuvvetlendirmesi yönünde teşvik etmeye yönelik bir araç olarak kullanılmalıdır.
