Blog / e KOBİ?lerde Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Uygulamaları
e KOBİ’lerde Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Uygulamaları
Talat POSTACI, Önder BELGİN / Yrd. Doç. Dr. Turan Erman ERKAN e KOBİ’lerde Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Uygulamaları
Globalleşme süreciyle birlikte değişen yeni dünya ekonomisi firmalar üzerinde hız, esneklik, kalite ve maliyet kontrolü gibi konularda bir baskı yaratmaktadır. Artık firmalar daha hızlı, kaliteli ve düşük fiyata ürün ve hizmetlerini pazara sunmak zorunda kalmaktadır. Bunun yanında yalnızca yerel pazarlarda değil, diğer ülkelerdeki pazarlara da ulaşmak zorundadırlar.
Bahsedilen özelliklerdeki firmaların hızlı ve doğru şekilde kararlar alarak pazar şartlarının gerektirdiği durumlara uyum sağlamaları gerekmektedir. Hızlı ve doğru karar alabilmek ancak doğrubilgiyle mümkün olabilmektedir. Gelişen rekabet ortamı artık birçok bileşenin göz önünde bulundurulduğu kararların alınmasını gerektirmektedir. Bu da hem firma içinden hem de firma dışından doğru bilginin karar mekanizmalarının içine akmasını zorunlu kılmaktadır. Bu süreç ise ancak bilgi sistemlerinin varlığıyla etkin biçimde yönetilebilir. Bilgi sistemleri, bilgi yönetiminin altyapısını oluştururlar. Diğer bir ifadeyle organizasyonlar için temel amaç olan bilgi yönetiminin sağlanabilmesi için bilgi sistemlerinin varlığı zorunludur.
Bilgi sistemleri, gelişen teknolojiye bağlı olarak artık bilişim sistemleri temelli olarak yürütülmektedir. Bu sayede daha hızlı ve daha az insan kaynağı gerektiren, bilginin iletimini ve paylaşımını kolaylaştıran bir yapı ortaya çıkmaktadır. Bir organizasyon içerisindeki bilgi sistemleri fonksiyonel olabileceği gibi bütünleşik bir yapı da sergileyebilir.
Fakat günümüzde bütünleşik sistemlerin daha yüksek bir performansa sahip olduğu ve iyi bir bilgi sisteminin bütünleşik bir yapı üzerine kurgulanması gerektiği genel kabul görmektedir. Bütünleşik bilgi sistemleri, bir organizasyon içindeki bilgi kaynaklarının tüm firmayı kapsayacak şekilde organize edilerek bunun yönetimini sağlayan sistemlerdir. Bu amaçla 1990’lı yılların başından başlayarak firmaların süreçlerini kapsayan biçimde ERP (Enterprise Resource Planning-Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımları üretilmeye başlanmıştır.
ERP sistemleri, organizasyon içinde bilgi akışının entegrasyonunu sağlayan ticari yazılımlardır. Bir organizasyon içinde yer alan stratejik yönetim, satın alma, pazarlama, üretim, insan kaynakları, vb. hemen hemen tüm operasyonel ve destek süreçleri bünyesine adapte eder. Bütünleşik yapısı buradan kaynaklanmaktadır.
ERP SİSTEMLERİNİN TANIMI ve GELİŞİMİ
ERP’nin ne olduğu konusunda, akademik bağlamda üzerinde anlaşılmış genel yaklaşımlar bulunmasına karşın, tanımı üzerinde tartışmalar sürmektedir. ERP kavramı için değişik açılardan bakarak farklı tanımlar yapmak olanaklı olsa da en genel şekliyle, bir işletmede süregelen tüm bilgi akışlarının bütünleştirilmesini sağlayan ticarî yazılım paketleri olarak tanımlanabilir. Başka bir ERP tanımını da Amerikan Üretim ve Stok Kontrol Topluluğu (American Production and Inventory Control Society – APICS) yapmıştır. APICS’e göre ERP; müşteri siparişlerini karşılamak için kurum ve işletme genelindeki gereken kaynakları almak, imal etmek, sevk etmek ve hesaplamak üzere belirleyen ve planlayan muhasebe odaklı bir bilişim sistemidir. Bir ERP sistemi, tipik bir MRP II, sisteminden grafik kullanıcı ara yüzü, ilişkisel veri tabanı, dördüncü kuşak programlama dilinin kullanımı, geliştirmede bilgisayar destekli yazılım mühendisliği, istemci – sunucu mimarisi ve açık sistem uyumluluğu gibi teknik gereksinimlerle ayrılır. Bir başka deyişle ERP; müşteri odaklı imalat yönetim sistemidir (www.apics.org).
Bu sistemler adlandırılırken genellikle “kurumsal” sözcüğü kullanılmaktadır. Bunun nedeni, ERP sistemlerinin, herhangi bir hizmet veya ürün üretmeye yönelik faaliyet gösteren işletmelerin bütün işlevlerini içermesidir. ERP sistemleri bütünün, bu bütünü oluşturan parçalardan daha büyük olduğu felsefesi üzerine kurulmuştur. Bu felsefeden yola çıkılarak oluşturulan ERP sistemleri, işletmelerde daha önceleri ayrı ayrı ele alınan işlevleri birbirine bağlı bir şekilde yine işletmelerin amaçlarını yerine getirmek için çalışan parçalar olarak ele alır ve bundan yararlanarak, işçilik, malzeme, para ve makine gibi her türlü kaynağın verimliliğini en üst düzeye ulaştırmayı amaçlar. Başka bir bakış açısıyla, ERP sistemleri işletmelerin ortak bir yerde saklanan verilerinden elde edilen bilgilerin doğru olarak ve doğru makamlara iletilmesini sağlar.
ERP’NİN TEMEL ÖZELLİKLERİ
ERP sistemlerinin temel özellikleri şu şekilde sıralanabilir :
Entegrasyon: ERP sistemleri geleneksel, hiyerarşik ve fonksiyon temelli yapıların sınırlarını aşmaktadır. Satın alma, üretim planlama, satış, depo yönetimi, mali muhasebe ve insan kaynakları fonksiyonlarının tümü departmanlar ve fonksiyonlar arası iş süreçlerinden oluşan bir iş akışında birleşmektedir. Fonksiyonellik: ERP sistemlerinin işletmelerdeki tüm standart iş ihtiyaçları için anlaşılır fonksiyonellikleri vardır. Sektöre özgü iş süreçlerinin de eklenmesiyle, ERP sistemleri pek çok sektörün özel ihtiyaçlarını da karşılayabilmektedir. ERP sistemleri, standart iş fonksiyonelliği ile belirli sektöre özgü tipik iş süreçlerinin bir kombinasyonu olarak uygulanmaktadır.
Esneklik: ERP, esnek bir organizasyon yapısı sağlamaktadır. Geniş bir fonksiyon ve alternatif iş süreçleri yelpazesinden, firmalar ihtiyaç olan modülleri uygulayabilmektedir. ERP sistemlerinin esnekliği, firmalara değişimi kendi lehlerine çevirme olanağı sağlamaktadır. Modülerlik: ERP sistemleri modüler bir yapıya sahiptir. Modüller tek başlarına kullanılabilme özelliği taşımaktadırlar. Firmalar, ihtiyaçlarını karşılamak üzere sistemi genişletebilirler. ERP sistemlerinin modülerliği firmalara aşamalı uygulama veya sistemin tamamının aynı anda uygulanması olan “big bang” arasında seçim yapma olanağı sağlamaktadır. Çok Yerden İşletme Olanağı: ERP sistemleri ile firmalar, farklı bölgelerde bulunan fabrika ve şubelerindeki iş süreçlerini birleştirebilmektedir. Örneğin, firmalar ERP sistemlerini merkezde, fabrikalarda veya şubelerde kurarak, işlemlerini diğerlerinden bağımsız olarak gerçekleştirirler. Birbirinden uzakta bulunan bu sistemler arasında iş mesajı gönderildiğinde, ERP sistemleri düzgün bir iletişim sağlamaktadır. Bilgiye Hızlı Erişim: Süreç yönelimli işlemler verimliliği artırmaktadır. ERP’nin birbiriyle ilişkili süreçleri bağlamasından dolayı, her bir çalışan gerekli bilgiye hızlı bir şekilde ulaşabilmektedir. Bilgi güncel ve tutarlıdır. Çalışanlar doğru bilgiyi zamanında alabilmektedirler.
Ekip Yönelimi: ERP sistemleri entegre iş akımı yönetimi sağlarlar. Ekip yönelimi, bölüm bazında düşünce ve görüşü, organizasyon bazında görüş ve global bir yaklaşımla değiştirerek, inisiyatif ve motivasyon sağlamaktadır. ERP, çalışanların ekip halinde çalışmasına yardımcı olur. Yeniden Yapılanma: İşletme ihtiyaçlarını karşılamak üzere sahip olduğu entegre süreçleriyle, ERP geleneksel yapı ve organizasyon metotlarını yeniden yapılandırma potansiyeline sahiptir. Bu açıdan, ERP paketlerinin proje yönetimi ile ilgili modülleri vardır ve yazılımın devreye alınması sırasında süreçlere, organizasyonlara ve fonksiyonlara ilişkin nelerin yapılması gerektiği konusunda projeyi yönlendirme yeteneğine sahiptir. Yeni kuşak yazılımların bazıları bir adım daha öteye giderek, süreç yönetimine geçişi sağlayacak altyapıya sahiptir ve üstelik projenin geneli bu geçişi hedeflemiştir.
Evrensellik: ERP paketlerinin evrenselliği vardır ve bu alanda uzman ve destek sağlamak daha kolaydır. ERP firmalarının gereksinimlerindeki evrensel değişmeleri ve teknolojik değişmeleri ERP yazılımlarına ilave etme gibi bir misyonları vardır. ERP sistemi, yalnız bazı fonksiyonel birimler yerine tüm iş süreçlerini bir bütün olarak otomasyona dönüştürmede işletmelere yardımcı olmaktadır. Atölye faaliyetlerinden, yöneticilerin performans izleme faaliyetlerine kadar bütün faaliyetler için kesintisiz bir bütünleştirme, çeşitli bilgisayar donanım ve yazılım platformlarını bir diğeri ile uygun hale getiren ERP uygulamaları sayesinde başarılmıştır.Günümüzde ERP sistemleri, gerçek zamanlı, açık istemci/sunucu mimarisine sahip yapılardır. İstemciler bilgiyi uzaktan işleme olanağına sahiptir. ERP ve yazılım seçim süreci ve yeni bir girdi tüm istemci zincirine ulaşır. Böyle sistemlerin işletmelere çekici gelmesinin nedeni, bir şirketin tüm çalışanlarının, tek bir birleşik kullanıcı ara yüzü sayesinde gerçek zamanlı bilgiye ulaşabilmesidir.
FİRMALAR NEDEN ERP’YE İHTİYAÇ DUYAR?
Firmalar küreselleşme, hızlı müşteri tepki süreleri ve kısalmış ürün yaşam süreleri gibi rekabet unsurlarına uyum sağlamak zorundadır. Böyle bir rekabet ortamında firmalar başarılı olmak için endüstrideki en iyi uygulamaları takip ederek bilginin gerçek zamanlı stratejik kullanım gücünü elde etmek zorundadır. ERP uygulamalarını gerekli kılan birçok faktör vardır. Şirketin tutarlı bilgi ihtiyacını karşılayacak kurumsal bir kaynak oluşturmak, ilk denemede güncel ve güvenilir veriye ulaşmak, iş sistemlerini olabildiğince tek bir çatı altında bütünleştirmek bunların başlıcalarıdır.
Ek olarak ERP sistemleri son dönemlerde, sadece işletme içi iş süreçlerini bütünleştirmek için değil, aynı zamanda şirketin tedarikçileri ve müşterileri arasında internet üzerinden zaman ve yerden bağımsız entegrasyon kurabilme yeteneklerinden dolayı da tercih edilmektedir. Birçok üretici kurum, ürün yenileme, daha hızlı teslimat, daha iyi kalite ve daha iyi hizmet konusunda artan müşteri taleplerini karşılayabilmek için, teknolojik yardıma ihtiyaç duyar. Küresel bir şirket, farklı yerlerdeki kaynaklarını yönetmek için, gerçek zamanlı ve doğru bilgiye sahip olmak zorundadır. Bazen farklı zaman dilimleri ve coğrafi bölgeleri ilgilendiren kararlar, birbirleriyle etkileşimli olarak eş zamanlı verilmek zorunda olabilir. Kurumları ERP seçimine iten diğer nedenler şöyle sıralanabilir:
• Arka plandaki (back office) işlerin otomasyonu,
• İş süreçleri arasında daha iyi bir koordinasyon için müşteri sipariş bilgileriyle finansal bilgilerin bütünleştirilmesi, üretim sürecinin ve insan kaynaklarının standartlaştırılmasıyla servis kalite seviyesinin yükseltilmesi, bireysel ve organizasyonel verimliliğin artırılması,
• Coğrafi olarak birbirinden uzak birimler arasındaki koordinasyon,
• Kurumun farklı birimleri arasında terminoloji birliğinin sağlanması,
• Bilgi teknolojisi altyapısını anlamayı ve bu yapıda çalışmayı kolaylaştıran tutarlı uygulama mantığı, tutarlı bilgi ve arayüze sahip olmak,
• Bilgi teknolojisi altyapısını yönetmeyi kolaylaştıran tek bir sistemin varlığı,
• Stratejik işletme kararlarının iyileştirilebilmesi için veriye kolay erişim ihtiyacı,
• İşletme maliyetlerinde azalma beklentisi,
• Süreçlerde müşteri katkısının artırılması beklentisi,
• İşletmenin fonksiyonları arasındaki bütünleşme gereksinimi.
ERP SİSTEMİNİN KURUMLARA SAĞLADIĞI FAYDALAR
ERP sistem kurulumu, uzun ve üst düzey çaba gerektiren zorlu bir süreçtir. İyi bir yönetim stratejisi, biraz sabır eşliğinde moral ve motivasyon ile desteklendiğinde, ERP sistemi öngörüldüğünden çok daha fazla fayda elde edilmesine yardımcı olabilir. ERP iş süreçlerini büyük oranda birbiriyle bütünleştirerek, süreçleri merkezi olarak yöneten bir sistem yazılımı altyapısı sağlar. Günümüz ERP sistemleri; süreçleri, insanları, tedarikçileri ve müşterileri birbirine bağlar ve bütünleşme için bir ortam oluşturur. Burada ERP’nin temel üstünlüğü, iş süreçleri arasında ilişkisel bir bağlantı kurabilmesi ve veri tutarlılığı ile güvenliğini sağlamış olmasıdır. ERP sistemlerinin sağladığı faydalar şöyle sıralanabilir:
• Piyasadaki tehditlere ve fırsatlara daha hızlı tepki vermeyi sağlar.
• Etkin stok yönetimi ve denetimiyle, stok maliyetlerinin ve elde bulundurma maliyetlerinin düşmesine katkıda bulunur.
• Gerçek zamanlı kâr-zarar ve maliyet analizlerinin yapılabilmesini sağlar.
• Müşteri hizmet seviyelerini geliştirerek müşteri memnuniyetinin artmasını sağlar.
• ERP sistemini uygulayan çeşitli fonksiyonlar, birimler, işletmeler ve ülkelerdeki faaliyetlerde merkezi bir koordinasyon oluşturarak dil, coğrafya ve zaman sınırlarını ortadan kaldırır. Böylece bir yönetici, bir başka ülkedeki fabrikanın çeşitli faaliyetlerini bulunduğu yerden rahatlıkla izleyebilir.
• ERP sistemi ile müşteri tek bir birimi arayarak, internet üzerinden siparişini verebilir ve daha sonra verdiği siparişin gelişimini takip edebilir. Sistem standartlaştırıldığı için bilgi, tüm organizasyon boyunca aynıdır.
• ERP sadece tüm organizasyonu bir uçtan diğer uca bütünleştirmekle kalmaz ayrıca daha etkin çalışmak isteyen ilgili fonksiyonlara da bilgi sağlar. Üretim odaklı kararlar, satış odaklı kararlara daha kısa bir sürede, daha etkin bir şekilde bağlanarak üretimden satışlara kârlılık gerçek zamanlı izlenebilir. Böylece, karar verme hızlanır ve kolaylaşır.
• ERP sistemiyle birleştirilmiş ve bütünleşik bilgi sağlanarak, kaynakların daha etkin kullanılmasıgerçekleştirilebilir. Böylece daha az kaynak kullanımı ile daha çok katma değer elde edilebilir.
ERP’NİN GELİŞİMİ
ERP sistemleri, MRP (Material Resource Planning-Malzeme İhtiyaç Planlama) ile başlayan ve MRP II (Manufacturing Resource Planning-Üretim Kaynakları Planlama) yazılımlarıyla devam eden bir gelişim sürecinin sonucunda ortaya çıkmış sistemlerdir.
Bu sistemlere ilişkin gelişmeler ERP II (Enterprise Resource Planning II-Kurumsal Kaynak Planlama II) sistemleri başlığı altında devam etmektedir. Sürecin bu şekilde ilerlemesinde rekabet şartlarının firmaları sadece malzeme ihtiyaçlarını planlamaktan öte diğer kaynaklarını da bütünleşik bir biçimde ele almasını ve müşteri odaklılık anlayışını benimsemesini zorunlu kılması da etkili olmuştur. 1960’lı yıllarda ortaya çıkan MRP sistemleri talebin zamanında ve düşük fiyata karşılanmasını gerektiren rekabet koşulları içinde kesin siparişlere göre planlanan üretim için zorunlu parça gereksinimlerini ve ürünlerin üretilme önceliklerini saptayan sistemlerdir.
Pazar koşulları ağırlaştıkça ve rekabet arttıkça, sadece ürüne odaklı bir sistem olan MRP sistemlerinin işletmelerin ihtiyaçlarını tam anlamıyla karşılayamaması sebebiyle ortaya çıkan MRP II sistemleri, MRP sistemlerine ek olarak tüm planların simülasyonu ve finansal yönetim, atölye kontrol, satın alma, kapasite planlaması gibi konuları da içermektedir.
MRP II sistemlerinin geliştirilmiş hali olarak tedarik zinciri üzerinde yer alan tedarikçiler ve müşterileri de bünyesine ilave eden ve farklı coğrafi alanlardaki tesislerle de iletişim kurarak kapsayabilen ERP sistemleri ortaya çıkmıştır. Son yıllarda ise müşteri ilişkileri yönetimi, iş zekası ve tedarik zinciri yönetimi gibi unsurları da bünyesine dahil eden ERP II sistemleri karşımıza çıkmaktadır.
DÜNYADA ve TÜRKİYE’DE ERP PAZARI
ERP yazılımı sektörü hem dünyada hem de ülkemizde yüksek gelirin elde edildiği ve gelişimini sürdüren bir sektördür. Uluslararası araştırma şirketi Gartner’in verilerine göre 2010 yılında dünyada ERP pazarının hacmi 21.2 milyar Dolar’dır. Dünyada 2009 yılında ERP firmalarında bir önceki yıla göre yüzde 6,1’lik bir daralma görülürken, 2010 yılında bir önceki yıla göre yüzde 5,5’lik bir büyüme gerçekleşmiştir. Gartner verilerine göre global ERP pazarında 2009 ve 2010 yıllarında ERP firmaları ve pazar payları Tablo1’de verilmektedir. Dünyada küçülme eğiliminde olan ERP pazarı Türkiye’de doyuma ulaşmadığından büyük bir büyüme potansiyeline sahiptir. Türkiye’de ERP sektörü son yıllarda ciddi bir atılım içerisindedir. Bu atılımın bir neticesi olarak uluslararası alanda faaliyet gösteren büyük ölçekli bir çok şirketin yanında, orta ve küçük ölçekte birçok şirket kurulmuş ve Türk pazarında hizmet sunmaktadırlar. 2009 yılı itibari ile Türkiye ERP pazarı 80-100 milyon Dolar aralığındadır.
Yıllık ERP pazar payı artışı ise yüzde15’ler seviyesine çıkmıştır. Bu rakamlar önümüzdeki yıllarda daha da hızlı büyüyeceği düşünülmektedir. Zira ülkemiz henüz sanayi, üretim ve hizmet sektöründe gelişimini sürdürmektedir. Bu alanda dünya arenasında boy gösteren şirket sayımız yok denecek kadar azdır. Konu ile ilgili yapılan bir araştırmada Türkiye’de ERP yazılımı kullanan şirketlerin yüzde 77’si sanayi, yüzde 16’si hizmet , yüzde 7’si de ticaret sektöründedir.
ERP PROJE SÜRECİ
ERP sistemlerinin yaşama geçirilmeleri bir proje süreci içerisinde ele alınmalıdır.Bunu sebebi, ERP sistemlerine geçişin hem yüksek maliyeti olması hem de organizasyon açısından topyekun bir dönüşümü içermeleridir. ERP sistemlerinin uygulanması, çalışanlar ve müşteriler de dahil olmak üzere işletmenin bütün paydaşları üzerinde etkisi olan bir süreçtir. Bu sistemler pahalı, uygulaması zaman alan ve risk içeren, iş tanımlarını ve iş süreçlerini etkileyen sistemlerdir. Yani, ERP sistemleri uygulamasının üç ana yönü bulunmaktadır:
Maliyet, insan ve zaman yönetimi. Birçok firma ERP uygulamalarını iş süreçlerinin yeniden yapılanma fırsatı olarak görmektedir. ERP sistemlerinin başarıyla uygulanması iyi bir uygulama stratejisi gerektirmektedir. Yapılan araştırmalarda, ERP uygulaması için stratejik planı olmayan firmaların, stratejik plana sahip olan firmalara göre yüzde 90 gibi yüksek bir oranla ERP uygulamalarını bitiremedikleri saptanmıştır. Bu uygulamalarda, strateji ya da planın olması firmanın ihtiyaçlarının sistematik önemini ve yeni şartlar altında değişiklik yapabilme yeteneğini ortaya çıkartmaktadır.
ERP projelerinin firma üzerindeki etkileri ve bu projelerin büyüklükleri düşünüldüğünde, firmaların uygulamayı belirli bir strateji ve plan dahilinde hayata geçirmeleri gerekmektedir. ERP projelerinde yapılan hatalardan biri de ERP projelerinin bir bilgi teknolojileri (BT) projesi olarak görülmesidir.
ERP projelerinin bilgi teknolojileri projelerinden ilk ve en önemli farkı, organizasyon dinamiklerinden etkileniyor olmasıdır. Geleneksel bilgi teknolojileri projelerinde vurgu, ihtiyaç analizi ve spesifikasyonlardadır. Firma ve yazılım geliştirenler bu konularda anlaşmaya vardıklarında, proje şekillenmektedir. Kullanıcı ara yüz tasarımı, detaylı tasarım, kodlama, test, entegrasyon ve kurulum gibi süreçler ihtiyaç spesifikasyonunu yerine getirmek için yapılmaktadır. ERP projeleri ise, evrimsel ve dinamik doğasından ötürü büyük dikkat gerektirmektedir. ERP projelerinin organizasyonel süreçlere adaptasyonunu sağlamak için oldukça esnek bir yaklaşıma ihtiyaç vardır. Bilgi teknolojileri projelerinde risk ERP projelerine göre nispeten daha azdır. ERP projeleri riske karşı oldukça duyarlıdır ve iyi bir risk azaltma stratejisine gereksinimi vardır. Geleneksel bilgi teknolojileri projelerinde parasal kaynak tamamen kullanılırken, ERP projelerinde aşamalı yaklaşım kullanılmaktadır. Böylece, risk dağıtılmaktadır. bilgi teknolojileri projelerinde yer alan proje takımları çoğunlukla teknik uzmanlardan oluşurken, ERP projelerinde proje takımları iş dinamiklerini iyi anlayan ve bilen fonksiyonel uzmanlardan oluşmaktadır.
ERP sistemine geçmeden önce bu tür bir sisteme organizasyonun ihtiyacının olup olmadığı, kurum kültürünün böyle bir sistemi yaşatmak için uygun olup olmadığı, insan kaynağının yeterliliği ile çalışanların ve yönetimin ERP sisteminden beklentilerinin ortaya konması gerekmektedir. Değinilen alanlarda yapılan değerlendirmeler sonucunda ERP sistemine geçiş için karar verilmelidir. ERP proje sürecinin adımları şu şekilde sıralanabilir:
• ERP Beklentilerinin Belirlenmesi
• ERP İhtiyaç Analizinin Gerçekleştirilmesi
• ERP Sisteminin Kurulumu
–Proje Ekibinin Oluşturulması
– Proje Hedeflerinin Belirlenmesi
– Detaylı Proje Planının Oluşturulması
– Proje Takımının ve Diğer Personelin Eğitilmesi
– Yazılımın Yüklenmesi ve Pilot Sistemin Kurulması
– Yazılım Kullanıcılarının Eğitilmesi
– Gerçek Sisteme Bilgilerin Aktarılması ve Sistemin Çalıştırılması
– Sistemin Sürekli Olarak Geliştirilmesi
ERP beklentilerinin belirlenmesi ve ERP ihtiyaç analizinin gerçekleştirilmesi aşamaları bir ERP sistemi kurulumuna geçişten önce gerçekleştirilmesi gereken adımlardır. Bu adımlardan elde edilecek bilgilere göre firmada etkili bir şekilde ERP kullanımının önüne çıkacak olan engellerin aşılması yoluna gidilir. Bundan sonraki aşamayı ERP sisteminin kurulumu izler.
KOBİ’LERDE ERP KULLANIMI ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA
Makalenin bu kısmında KOBİ’lerin ERP uygulamalarına ilişkin bir anket çalışmasının sonuçlarına yer verilmiştir. 154 anket ile gerçekleştirilen çalışmada şu sonuçlara varılmıştır:
• Firmaların yüzde 46,1’i herhangi bir ERP sistemi kullandıklarını, yüzde 53,9’u ise herhangi bir ERP sistemi kullanmadıklarını belirtmiştir.
• ERP kullanan firmalarda toplam 27 farklı ERP yazılımı kullanıldığı görülmüştür. Yoğunluklu olarak tercih edilen ilk beş ERP yazılımı, Netsis, SAP, CANIAS, Microsoft Dynamics Navision ve Sentez ERP yazılımlarıdır.
• ERP kullanmayan firmaların yüzde 43,4’ü gerek duyulmadığı için, yüzde 25’i yüksek maliyetli olduğu için, yüzde 21,1’i firmadaki teknik altyapı eksikliğinden dolayı, yüzde 13,2’si hayata geçirilme süresi uzun olduğu için, yüzde 7,9’u hangi sistemin seçileceğine karar verme zorluk yaşandığı için ve yüzde 1,3’ü başarısızlıkla sonuçlanabilme riskinden dolayı ERP yazılımı kullanmadıklarını belirtmiştir.
• Firmalarda bir ERP yazılımına ihtiyaç duyulmadığından kullanılmaması bu sistemlerin gereksizliğinden değil, firmaların ERP sistemlerine ilişkin vizyon eksikliğinden ve ERP’nin kavramsal olarak ne tür değişimleri içerdiğinin anlaşılamamasındandır. Bu nedenle firmalara öncelikleri BT tabanlı sistemlerin ne gibi yararlar sağlayacağı ve devamında ERP sistemlerinin sağlayacağı stratejik avantajlar anlatılmalıdır. Firmaların yüzde 17,1’i yukarıda sayılanlardan farklı sebeplerden dolayı ERP yazılımı kullanmamaktadır. Bu nedenler arasında en fazla paya ERP yazılımları hakkındaki bilgi eksikliği olduğu belirtilmiştir.
• Firmaların yüzde 95,5’i ERP yazılımlarını öz kaynaklarla, yüzde 1,5’i kredi ile ve yüzde 3’ü diğer kaynaklarla elde etmiştir. Firmaların büyük çoğunluğunun ERP yatırımlarını özkaynaklarıyla gerçekleştiriyor olması bu konuda ilgili kurumların desteklerinin ve hibelerinin azlığını veya firmaların bilgi eksikliğini göstermektedir. Firmaların yüzde 7,2’si ERP projelerinin başarıyla uyarlanmadığını, yüzde 28,6’sı ERP projelerinin kısmen başarıyla uyarlandığını, yüzde 64,3’ü ERP projelerinin başarıyla uyarlandığını düşünmektedir.
• Firmaların yüzde 70,6’sı ERP sistemi kurulmadan önce iş süreçlerinin yeniden düzenlenmesi çalışması gerçekleştirmiş, yüzde 29,4’ü ise gerçekleştirmemiştir.
• Firmaların yüzde 80’i projenin beklentileri karşıladığını, yüzde 20’si ise karşılamadığını belirtmiştir. Bunun sebebi, firmaların ERP sistemleri almadan önce bir beklenti analizi yapmamaları ve çeşitli düzeylerde altyapılarının bir ERP sistemi için uygun olup olmadığını analiz etmemeleri olabilir.
• Firmaların kullandıkları ERP modüllerin yoğunluklarına göre sıralaması; finans/ muhasebe, satın alma yönetimi, üretim yönetimi, depo yönetimi, personel yönetimi, bakım onarım, müşteri ilişkileri yönetimi, envanter kontrol, pazarlama, kalite yönetimi, stratejik planlama, iş zekası ve bunlar dışındaki diğer modüller şeklindedir. Diğer modüller kapsamında doküman yönetimi, EDI, lojistik, kurumsal karneler, OLAP, konfigüratör, mağaza takibi, perakende satış, ve teknik servis yönetimi modülleri yer almaktadır.
• Firmaların yüzde 45,3’ü gerekli görmediğinden, yüzde 35,8’i modül firmaya uymadığından, yüzde 18,9’u veri eksikliğinden ve yüzde 22,6’sı diğer sebeplerden ötürü ERP sistemlerinde yer alan çeşitli modülleri kullanmamaktadırlar.
Diğer sebepler arasında modülü kullanacak yetkinlikte personelin olmayışı, modülün mevcut süreçlerde tıkanma yaratması, personel ve yönetimin sisteme direnç göstermesi ve projenin diğer fazlarına bırakılmış olması şeklinde sıralanmaktadır.
SONUÇ
Günümüzde küresel rekabetin artması şirketlerin tedarik zincirlerinin verimliliğini, etkinliğini ve bunlara bağlı olarak da performanslarını artırmalarını gerektirmektedir. Bu amaca ulaşılabilmesinin yolu ise verimli bir tedarik zinciri kurulabilmesinden ve ERP yazılımlarının sisteme başarılı bir biçimde uygulanabilmesinden geçmektedir. ERP sistemlerinin sekiz stratejik avantajı bulunmaktadır. Bu stratejik avantajlar; esneklikte artış, verimlilikte artış, sağlıklı iletişim, düşük işletme maliyetleri, gelir artışı, kısa çevrim zamanları, etkin işbirliği ve yüksek kâr marjıdır.
ERP sistemlerinin işletmelere, belirtilen stratejik avantajları sağlayabilmesi böyle bir sistemin seçimi, kurulumu ve işletilmesi aşamalarındaki uygulamaların etkinliğine bağlıdır. Firmaların ERP sistemlerinden beklenen yararları sağlayabilmeleri için çeşitli alanlardaki birçok faktörü göz önüne alması ve bunların etkili biçimde yönetilmesi gerekmektedir. ERP sistemlerinin yaygınlaşmasının ve bunun yanında doğru şekilde uygulanmasının işletmeler açısından sağladığı stratejik avantajlar düşünüldüğünde; ERP sistemlerinin faydaları ve ERP proje sürecinin doğru işlemesi açısından firmaların etkin şekilde eğitilmeleri ve bu konuyla ilgili yeteneklerin kazandırılmasının gerekliliği de ortaya çıkmaktadır.
