Blog / Verimlilik Yönetmi Sisteminin Bir Standart Olarak Endüstriyel İşletmelerde Uygulanması
Verimlilik Yönetmi Sisteminin Bir Standart Olarak Endüstriyel İşletmelerde Uygulanması
Verimlilik Yönetimi, Standardizasyon
Yrd. Doç. Dr. Umut H. İNAN Verimlilik Yönetmi Sisteminin Bir Standart Olarak Endüstriyel İşletmelerde Uygulanması
Üretim kaynaklarını israf etmeden dengeli bir şekilde kullanması ve en az girdi ile en çok çıktı elde etmeleri işletmeler açısından arzu edilen bir durumdur. Aslında bu durum bizlere en basit anlamıyla verimliliği anlatmaktadır. Fakat işletmeler içerisinde değerlendirilmesi gereken birçok girdi, birçok farklı değişken vardır. İşgücünün yanı sıra başka üretim girdileri de kullanılmaktadır. Bu girdilerin tek tek ya da topluca üretim düzeyi ile yakın ilişkisi bulunmaktadır. İşgücünün yanında diğer girdilerin, üretimle ilişkilerini belirleyen kendi verimlilik oranlarının bilinmesi ve bunların değişik koşullar altında eğilimlerinin izlenmesi, gerektiğinde niceliklerini değiştirip en iyi girdi bileşimi ile en yüksek üretim düzeyine ulaşılmasına imkân sağlamaktadır.
Daha ayrıntılı bakılacak olursa işletmeler verimliliğe, üretim sürecinde kullanılan ilk madde ve malzeme, işgücü, arazi, bina, makine, donanım ve enerji gibi kaynakların ne ölçüde etkin kullanıldığını belirleyen bir gösterge olarak bakmaktadırlar.
Bu çalışmanın bir standart haline getirilmesindeki amaç, işletmelerin istenilen iç ve dış verimlilik seviyelerine ulaşması içindir. Çünkü standartlaştırma, ekonomik fayda sağlaması üzere bütün ilgili tarafların yardımı ve işbirliği ile belirli kurallar koyma ve bu kuralları uygulama işlemidir. Ayrıca, insan zihninde oluşturulan ve ilkel ilişkilerle karakterize edilen belirsizlikleri ve şans faktörünü elimine etmiştir.
Dolayısıyla standardizasyon, tüm insanların anlaşabilmeleri ve birbirlerini algılayabilmeleri bakımından ayrı bir öneme sahiptir.
1. Giriş
Verimlilik yönetim sisteminin benimsenmesi, kuruluşun stratejik bir kararı olmalıdır. Kuruluşun verimlilik yönetim sisteminin tasarımı ve uygulanması, çeşitli ihtiyaçlardan, özel hedeflerden, sunulan ürünlerden, çalışan proseslerden ve kuruluşun büyüklüğü ve yapısından etkilenir.Böyle bir standardın geçerliliği onaylandığı takdirde belgelendirme kuruluşları da dahil olmak üzere, iç ve dış taraflarca kuruluşun kendi şartlarını karşılamadaki yeterliliğini değerlendirmek için kullanılabilir.
2. Verimlilik Yönetim Sistemi Bu yönetim sistemi, işletmelerin hem içerideki hem de dışarıdaki tüm faaliyetlerini bir standart haline getirerek verimlilik düzeylerini ölçülebilir bir duruma getirmeyi amaçlar. Ayrıca işletmelerin verimliliklerini arttırmak için verimlilik yönetim sisteminin geliştirilmesi uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesinde proses yaklaşımının benimsenmesini teşvik eder.Bir kuruluş, etkin çalışması için birçok bağlantılı faaliyetleri tanımlamalı ve yönetmelidir. Kaynakları kullanan ve girdilerin, çıktılara dönüşümünün sağlanması için yönetilen faaliyet, proses olarak değerlendirilebilir. Genellikle, bir prosesin yönetilmesi ile birlikte “proses yaklaşımı” olarak adlandırılabilir. İşletmelerin verimlilik hedeflerine ulaşabilmesi için verimliliğin ölçülmesi, değerlendirilmesi, verimliliği artırma programlarının tasarlanması ve uygulanması faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi gerekliliğinden ve bu faaliyetlerin verimlilik yönetimi döngüsünü oluşturduğundan hareketle, verimlilik döngüsünün tüm adımlarını kapsamaktadır.Proses yaklaşımının avantajı, proseslerin oluşturduğu hem prosesler sistemi dahilindeki bireysel prosesler arasındaki bağlantı ve hem de bunların birleşimi ve etkileşimleri üzerinde sürekli bir kontrol sağlamasıdır.
Böyle bir yaklaşım verimlilik yönetim sisteminde kullanıldığında;
a) Şartların anlaşılmasının ve yerine getirilmesinin,
b) Proseslerin değer katma açısından dikkate alma gereksiniminin,
c) Proses performans ve etkinliğinin sonuçlarının elde edilmesinin ve
d)Objektif ölçüme dayanan proseslerin sürekli iyileştirilmesinin önemini vurgular.
Verimlilik döngüsünün ilk adımı verimlilik düzeylerinin belirlenmesidir. Bu düzeyler “Verimlilik Ölçme” çalışmalarıyla belirlenebilir. Verimlilik düzeyleri ölçüldükten sonra sonuçlar değerlendirilmelidir. Bu aşamada, “Verimlilik Sorunlarının Teşhisi” çalışmaları yapılarak; planlanan hedeflerden sapmaların nedenleri irdelenmelidir. Değerlendirme aşamasından sonra, kısa ve uzun vadeli planlamalar yapılmalıdır. Bu aşamada “Verimliliği Artırma Programları” tasarlanmalıdır. Verimlilik döngüsünün son adımında, planlanan hedeflere ulaşmak için “Verimliliği Artırma Programı” kapsamında çeşitli verimliliği artırma teknikleri uygulanır. Verimliliği artırma programları uygulandıktan sonra, planlanan hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını görmek için verimlilik düzeyleri tekrar ölçülmeli ve diğer adımlar aynı şekilde tekrarlanmalıdır. İşletmeler bu döngüyü uygulayarak verimliliğini artırabilir. Verimlilik döngüsü, işletmede “verimlilik yönetimi” uygulandığı sürece süreklilik arz eder. Verimlilik Yönetim Sisteminin Sürekli İyileştirilmesi Şekil 2’de gösterilen proses temeline dayanan verimlilik yönetim sistemi modeli araştırma yapılan verimlilik sisteminin proses bağlantılarını gösterir. Bu gösterim şartların girdi olarak tanımlanmasında personelin önemli bir rol oynadığını gösterir. Personel performanslarının izlenmesi, personelin çalışma düzeni ile ilgili bilgilerin ve kuruluşun verimlilik gereklerinin karşılanıp karşılanmadığının değerlendirilmesini gerektirir.
Şekil 2’de gösterilen model, bu standardın tüm şartlarını kapsar, ancak bu prosesleri detaylı seviyede göstermez.
Bu standard, bir kuruluşun;
a) Sistemin sürekli iyileştirilmesi, geliştirilmesi için, proseslerde dahil olmak üzere, sistemin verimli uygulanması amacına yöneldiği durumlarda,
b) Verimliliği düzenli bir şekilde sağlama yeteneğini gösterme ihtiyacı olduğunda, verimlilik yönetim sistemi için karşılanması gereken şartları belirler.
Bu standard kurumun, verimlilik gereklerini yerine getirebilecek yeteneklere sahip olduğunu göstermek amacı ile uygulanabilir. Ayrıca; proses iyileştirme de dahil olma üzere kurumda verimlilik artışının sağlanabilmesi için yapılması gereken çalışmalarla ilgili şartları kapsamaktadır.
3. Verimlilik Yönetim Sisteminin Bileşenleri
• Yönetimin Sorumluluğu
• Süreçler ve Verimlilik İlişkisi
• Verimlilik Yönetim Sistemi Dokümantasyonu
• Verimlilik Politika ve Hedeflerinin Belirlenmesi
• Çalışanların Katılımı
- Tedarikte ve Tedarikçi İlişkilerinde Verimlilik
- Operasyonlarda Verimlilik
- Satış ve Satış Sonrası Operasyonlarda Verimlilik
- Sistem Tasarımı / Verimlilik Yönetimi
- Verimlilik Ölçme ve Değerlendirme
- Sistemin Tetkik Edilmesi
Şeklinde özetlenebilir.
4. Verimlilik Yönetim Sisteminin Kurumlara Katkıları Verimlilik Yönetim Sisteminin bir standart haline getirilmesi, özellikle karlılığın verimlilikle bu kadar iç içe olduğu rekabetçi bir ortamda devlet destekleri ve hibelerden yararlanmak isteyen bilhassa KOBİ’lerde (Küçük ve Orta Büyüklükte İşletme) etkin bir referans kaynak olabilecektir.
Bu sistem ulusal ve uluslar arası akreditasyon zincirlerine entegre edildiğinde kurumlar tedarik zincirlerinde yer alan diğer kurumların gelişme indekslerini daha kolay takip edebilecekler, en verimli, maliyetlerini en iyi kontrol edebilen ve kalitede beklentilerini karşılayabilen tedarikçilerle uzun dönemli ilişkiler oluşturabileceklerdir.
